Der DIHK hat ein Informationsblatt zu den steuerlichen Anforderungen an Registrierkassen überarbeitet und dabei die neuen, ab Jahresbeginn 2020 geltenden Vorgaben zur Belegausgabe und der Verwendung einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung (tSE) erläutert. Wegen der besonderen Relevanz insbesondere bei bargeldintensiven Unternehmen wurden die wichtigsten Grundlagen für eine ordnungsgemäße Kassenführung sowohl bei elektronischen Kassen(systeme) als auch bei offenen Ladenkassen umfassend und praxisnah erläutert und mit den entsprechenden Quellenangaben (Links) versehen.
 
Hintergrund der Überarbeitung der DIHK-Broschüre ist, dass bei Betriebsprüfungen die Finanzbehörden verstärkt ihren Fokus auf Registrierkassen bzw. Kassensysteme legen und sehr genau die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung, insbesondere bei bargeldintensiven Betrieben wie z. B. Gaststätten und Einzelhandel überprüfen. Leider schließt das Gros der Kassenprüfungen mit Beanstandungen ab. Das führt in der Regel zu Hinzuschätzungen. Sie können eine Höhe von 10 % des Jahresumsatzes plus Sicherheitszuschlag erreichen. Im schlimmsten Fall kann es zur Einleitung eines Strafverfahrens kommen.
Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung haben sich insbesondere seit 2018 erheblich verschärft. Grund dafür sind verschiedene Vorschriften, wie z. B. die sogenannte Kassenrichtlinie, das Kassengesetz und weitere Verordnungen. Wichtig sind vor allem folgende Vorgaben:
Ab dem 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle Kassen mit einer sog. zertifizierten elektronischen Sicherheitseinrichtung (tSE) ausgestattet werden. Der DIHK konnte jedoch gemeinsam mit den IHKs erreichen, dass Unternehmen durch eine sog. Nichtaufgriffsregelung bis zum 30.09.2020 ausreichend Zeit zur Anschaffung/Implementierung einer tSE erhalten.Ab dem 1. Januar 2020 gilt eine Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons. Hierdurch wird die seit 2018 nunmehr gesetzlich geregelte Einzelaufzeichnungspflicht ergänzt: Jeder Verkaufsvorgang muss detailliert im elektronischen System aufgezeichnet – ein sogenannter Z-Bon reicht nicht aus!

2018 wurde auch die sog. Kassennachschau eingeführt. Prüfer der Finanzverwaltung dürfen unangekündigt die Kassenbuchführung überprüfen und Zugriff auf die Kasse verlangen. Erforderlich ist außerdem eine Verfahrensdokumentation. Diese muss auch die Organisationsunterlagen zum eingesetzten Kassensystem, wie z.B. Kassenfabrikat, Seriennummer, Einsatzzeiten, Programmieranleitungen etc. enthalten.

DIHK-Infoblatt

Bund und Länderfinanzverwaltungen haben auf der gestrigen Referatsleitersitzung eine Nichtaufgriffsregelung hinsichtlich der Implementierung von technischen Sicherheitseinrichtungen bei elektronischen Kassen(systemen) bis zum 30. September 2020 beschlossen. Damit kommen die Finanzverwaltungen der dringenden Forderung der IHK-Organisation nach.

Unternehmen mit elektronischen Registrierkassen bzw. Kassensystemen wurden mit dem sog. Kassengesetz verpflichtet, diese ab dem 1.1.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) auszurüsten.

Da zurzeit jedoch noch keine zertifizierten Sicherheitslösungen am Markt erhältlich sind und voraussichtlich erst im Oktober 2019 die ersten – vorläufig zertifizierten – tSEs verfügbar sein werden, ist absehbar, dass eine flächendeckende Ausstattung aller geschätzt 2,1 Millionen Kassen in Deutschland bis zu diesem Stichtag 1.1.2020 nicht mehr möglich ist.

Der DIHK hatte mehrfach gegenüber Politik, dem BMF und den Finanzverwaltungen der Länder auf dieses Problem hingewiesen und eine rasche und sachgerechte Lösung für unsere Unternehmen angemahnt. Unterstützt wurde dieses Vorgehen durch eine koordinierte bundesweite Ansprache der Industrie- und Handelskammern gegenüber ihren Landesfinanzministerien.

Das Bundesminsterium der Finanzen (BMF) hatte sich bereits im Juli 2019 gegenüber dem DIHK erklärt, eine zeitlich befristete Nichtaufgriffsregelung mit den Ländern zu vereinbaren. Auf der Bund-Länder-Arbeitsgruppensitzung (25./26. September 2019) wurde nunmehr eine entsprechende Nichtaufgriffsregelung mit Wirkung bis zum 30. September 2020 beschlossen. Zugleich wurde vereinbart, dass entsprechende Meldungen der Unternehmen erst bei Verfügbarkeit eines elektronischen Meldeverfahrens durch die Finanzverwaltungen erfolgen müssen. Hierzu wird zeitnah ein entsprechendes BMF-Schreiben veröffentlicht werden.

Hinweis: Mit einer derartigen Nichtbeanstandungsregelung kann dem Umstand Rechnung getragen werden, dass eine flächendeckende Ausstattung der Kassen nicht mehr fristgerecht möglich ist. Unternehmen bekommen nunmehr ausreichend Zeit, die für ihre Kassensysteme passenden Sicherheitseinrichtungen auszuwählen und zu implementieren. Jedoch dürfen die Maßnahmen nicht auf die lange Bank geschoben werden, vielmehr sollten die Betriebe rasch auf ihre Kassenhersteller zugehen, um gemeinsam passgenaue Sicherheitslösungen finden. Hierzu empfiehlt es sich, einen Zeitplan für die Umstellung zu erstellen und die vorgenommenen Maßnahmen zu dokumentieren.