Eine entsandte Arbeitnehmerin / ein entsandter Arbeitnehmer wird von seinem Arbeitgebenden während eines begrenzten Zeitraums im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags, einer unternehmensinternen Entsendung oder einer Überlassung durch ein Leiharbeitsunternehmen in ein anderes EU-Land geschickt. Um EU-weit den Schutz der Rechte und die Arbeitsbedingungen der entsandten MitarbeiterInnen sicherzustellen, enthält das EU-Recht eine Reihe verbindlicher Vorschriften für die Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen.

Der Leitfaden der Europäischen Kommission soll Arbeitnehmern, Arbeitgebern und nationalen Behörden helfen, die Bestimmungen über die Entsendung von Arbeitnehmern zu verstehen. 

Leitfaden zur Entsendung von ArbeitnehmerInnen (in allen Sprachen der EU)

Kurzleitfaden (in allen Sprachen der EU)

Neben den Richtlinien der EU gibt es in einigen Ländern der EU weitere Vorschriften, die unbedingt beachtet werden müssen. Der Dienstleistungskompass gibt hier einen detaillierten Überblick. Auch die Krankenkassen informieren ausführlich - Beispiel TK - Länderübersicht und Informationen zum Thema Entsendung.

Die Reform der EU-Entsenderichtlinie brachte eine Verschärfung der Meldepflichten innerhalb der EU und des EWR mit sich. Die allgemeine Vertragsfreiheit bleibt davon unberührt. Fast alle Länder haben diese Meldepflicht inzwischen umgesetzt. Allerdings variieren die Meldeverfahren von Staat zu Staat. Bei Nichtbeachtung drohen hohe Strafen.

Bei jeder Entsendung, jedem Meeting und jedem Workshop innerhalb der EU, des EWR und  der Schweiz muss der zuständige Sozialversicherungsträger (z. B. Krankenkassen) im Inland vorab informiert und eine A1-Bescheinigung beantragt werden. Durch die A1-Bescheinigung wird sichergestellt, dass dienstlich ins EU-Ausland Reisende im Heimatland über eine ausreichende soziale Absicherung verfügen. Arbeitgeber beantragen die Bescheinigung A1 für ihre Beschäftigten. Dies gilt seit 2021 auch für Beamte und Beamten gleichgestellte Personen sowie seit Anfang 2022 auch für Selbstständige. Seit 2019 muss der Antrag elektronisch erfolgen - entweder über eine geeignete Entgeltabrechnungssoftware oder über das SV-Meldeportal. Das Programm übermittelt den Antrag dann an den zuständigen Sozialversicherungsträger. Liegen die Voraussetzungen für die A1-Bescheinigung vor, wird sie online zugestellt. Liegt die A1 nicht vor, drohen empfindliche Verwarnungsgelder. Ihr Sozialversicherungsträger beantwortet gerne weitere Fragen.

Informationen über das anzuwendende Sozialversicherungsrecht für Personen, die in einem anderen Staat erwerbstätig sind, erhalten Sie auf der Homepage des GKV-Spitzenverbandes.

Remote Work: Der verlängerten Auslandsaufenthalts als Remote-Worker nach einem Urlaub  gilt als „Entsendung“. Mit der A1-Bescheinigung ist der Remote-Worker sorgenfrei und bleibt im Heimatland sozialversichert. Die „Workation“ muss dazu vorher mit dem Arbeitgeber abgesprochen und vorbereitet sein. Und: Seit dem 1. Ju.i 2023 ist ein neues Rahmenabkommen in Kraft, das vorsieht, dass Grenzgängern, die weniger als 50 Prozent ihrer Arbeitszeit im Wohnsitzstaat verbringen, eine Ausnahmevereinbarung erteilt wird, die es ihnen ermöglicht, im Sozialversicherungssystem des Beschäftigungsstaates zu bleiben. Bisher lag diese Grenze bei 25 Prozent. 

Auf den jeweiligen Länderseiten informiert Sie Handwerk International u. a. über Besonderheiten bei Bau- und Montageleistungen.

Wer als Unternehmen Mitarbeiter für eine Dienstleistung ins Ausland entsendet, muss dort eventuell einen Befähigungsnachweis für die ausgeübte Tätigkeit vorzeigen. Die EU-Bescheinigung weist nach, dass Sie in Deutschland ordnungsgemäß zur Ausübung der betreffenden Dienstleistung niedergelassen sind. Die Bescheinigungen werden von den IHKs und den Handwerkskammern ausgestellt.

Wer seinen Arbeitnehmern ermöglichen möchte, mobil aus dem Ausland für sein Unternehmen zu arbeiten, muss nicht nur die einschlägigen deutschen Regelungen beachten, sondern sich auch mit den jeweiligen Gesetzen im Zielland auseinandersetzen. Die IHK Stuttgart informiert.

Bevor ein grenzüberschreitender Dienstleistungserbringer Arbeitnehmer nach Belgien entsenden kann, muss er über die Limosa-Plattform eine Meldung erstatten. Dessen ungeachtet sind bestimmte Aktivitäten von der Meldepflicht befreit. Die Ausnahmen finden Sie auf der Limosa-Website.

Wie viele Wochenstunden beträgt die Arbeitszeit im Einsatzland? Welcher Mindestlohn gilt? Einen groben Einblick in das Arbeitsrecht im jeweiligen Land bietet die Übersicht des EURES-Portal.

Wer im Auftrag seines Arbeitgebers für mehrere Monate in ein anderes Land geschickt wird, muss einige Steuerregeln beachten. Wir verweisen an dieser Stelle auf die informative Homepage  des Vereinigten Lohnsteuerhilfe e. V.

Mit dem Entsendungsvertrag sichern sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer rundherum ab, wenn es um die Entsendung eines Mitarbeiters eines in Deutschland ansässigen Unternehmens im Ausland geht. Bitte informieren Sie sich vorab bei einem Rechtsexperten. Merkblatt der IHK Ostwestfalen - Mitarbeiterentsendung ins Ausland

Mit einigen Ländern hat Deutschland sogenannte bilaterale Sozialversicherungsabkommen geschlossen, wonach entsendete Arbeitnehmer nicht der ausländischen, sondern weiterhin nur der inländischen Sozialversicherung unterliegen. Zu beachten ist aber, dass diese Sozialversicherungsabkommen nicht immer alle Zweige der Sozialversicherung umfassen, sondern häufig nur die Renten- oder Krankenversicherung. Sofern ein Zweig nicht erfasst ist, gelten die jeweiligen nationalen Regelungen. Bei Entsendungen in einen Staat mit dem kein Sozialversicherungsabkommen geschlossen wurde, beurteilt sich die Frage, inwieweit Sozialversicherungspflicht für den entsendeten Mitarbeiter besteht, nach den nationalen Regelungen. Liegen die o.g. Voraussetzungen einer Entsendung vor, entfaltet das deutsche Sozialversicherungsrecht Ausstrahlungswirkung und der Arbeitnehmer bleibt im Inland sozialversicherungspflichtig. Bitte sprechen Sie mit Ihrer Krankenkasse.

Das Auswärtige Amt informiert auf seiner Homepage über Reiseformalitäten der Länder weltweit.

Die IHK Stuttgart informiert ausführlich über die Entsendung deutscher Mitarbeiter nach China.

Die IHK Pfalz informiert ausführlich über die Entsendung deutscher Mitarbeiter nach Großbritannein. Mit dem Tool "Check if you need a visa" können Sie prüfen, ob Sie ein Visum für die Reise benötigen. Vergessen Sie den Reisepass nicht. Dieser ist seit Oktober 2021 Pflicht. Auf der Homepage der DKVA finden Sie Informationen zur Sozialversicherung.

Die britische Regierung hat ein Tool eingerichtet, das Auskunft über die zur Dienstleistungserbringung potenziell notwendigen Lizenzen gibt.

Die IHK NordWestfalen informiert ausführlich über die Entsendung deutscher Mitarbeiter nach Irland.

Die IHK Bodensee Oberschwaben informiert ausführlich über die Entsendung deutscher Mitarbeiter in die Schweiz. Die Schweizer Eidgenossenschaft informiert ebenfalls. Mit dem Travelcheck können Sie prüfen, ob und unter welchen Voraussetzungen Sie in die Schweiz einreisen dürfen.

Die IHK Bodensee Oberschwaben informiert ausführlich über die Entsendung deutscher Mitarbeiter in die USA.

Die neue US-Administration wird sich auch auf das Thema USA-Einreise auswirken, denn Trump selbst hat das Thema im Vorfeld der US-Wahl immer wieder aufgegriffen und teils drastische Verschärfungen angekündigt. „Secondary Inspections“ könnten daher häufiger anstehen, denn es ist davon auszugehen, dass häufige Dienstreisen, oder auch Dienstreisen in die USA, die länger dauern, kritischer geprüft werden und der Einreisezweck näher erläutert werden muss. Bei der Beantragung eines Visum ist davon auszugehen, dass das Antragsverfahren noch dokumentenlastiger wird und Bearbeitungszeiten sich verlängern.

Unternehmen sollten die Einreisepolitik im Auge behalten, wenn geplant ist, in nächster Zeit Mitarbeitende auf Dienstreise in die USA zu schicken.