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Elsa-Brändström-Str. 1-3
33602 Bielefeld
Tel.: 0521 554-0
Fax.: 0521 554-444
E-Mail: info@ostwestfalen.ihk.de
Öffnungszeiten
Mo. - Do..: 08 - 17 Uhr | Fr.: 08 - 15 Uhr
Stedener Feld 14
33104 Paderborn
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Öffnungszeiten
Mo. - Do.: 08 - 17 Uhr | Fr.: 08 - 15 Uhr
Simeonsplatz
32427 Minden
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Öffnungszeiten
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Sie können die Seite mithilfe Ihres Browsers größer oder kleiner anzeigen lassen. Verwenden Sie dafür bitte STRG + und STRG -. Mit STRG 0 gelangen Sie wieder zur Ausgangsgröße.Die IHK Ostwestfalen zu Bielefeld kann ihren Mitgliedern ab sofort die digitale Zustellung ihrer Beitragsbescheide anbieten.
Der Weg dorthin ist einfach! Da ein Versand als E-Mail-Anhang aus rechtlichen Gründen nicht möglich ist, haben wir unseren Mitgliedern ein kostenloses digitales Postfach eingerichtet, die "IHK Postbox".
Für die Nutzung benötigen wir nur eine Einwilligungserklärung. Außerdem müssen die Mitglieder einmalig ein Konto aktivieren.
Die entsprechenden Zugangsdaten werden ab Januar 2021 automatisch an unsere Mitgliedsunternehmen versandt.
So wird das Konto aktiviert:
Mit der „IHK Postbox“ erhalten unsere Mitglieder ein persönliches Archiv für ihre Dokumente, welches sie für eine Vielzahl von Funktionalitäten nutzen können.
Die Vorteile:
Automatische Synchronisation der Dokumente per „IHK Postbox-sync“
Mit diesem kostenlosen Tool werden die eingehenden Dokumente automatisch in den ausgewählten Ordner auf dem Windows-PC oder Server heruntergeladen. Von dort aus können die Dokumente an Rechnungseingangssysteme oder Dokumentenmangementsysteme weitergegeben werden und verarbeitet werden. Die Anwendung finden Sie als Download HIER (Name: IHK Postbox setup.exe).
Unterwegs per App
Unterwegs ist der Zugriff auf die "IHK Postbox" jederzeit per App möglich. Dazu einfach die "IHK Postbox"-App aus dem Google Play-Store oder dem Apple-Store installieren.
Bitte auf nachstehenden Link klicken!
Systemseitig ist für jede Firma ein eigenes Konto/eine eigene IHK Postbox vorgesehen und angelegt.
Wenn Sie Beitragsbescheide von mehreren Firmen über ein Konto erhalten möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Wir benötigen allerdings von jeder Firma die ausgefüllte Einwilligungserklärung zurück. Die Einwilligungserklärungen können gern per E-Mail oder Fax an uns zurückgesendet werden.
Den Beitragsbescheid finden Sie unter Dokumente > Meine Provider > IHK Ostwestfalen zu Bielefeld > Beitragsbescheide.
Der Ordner "Meine Provider" (+ Unterordner) wird allerdings erst dann angezeigt, wenn erstmalig ein Beitragsbescheid zugestellt wurde.
Die Bearbeitung von Ordnern erfolgt über das Menü Ordner bearbeiten.
Beispiel
Umbenennung eines Ordners:
Ordner können nur gelöscht werden, wenn sie keine Unterordner oder Dokumente enthalten.
Der Hauptordner Dokumente kann nicht gelöscht werden.
1. Die Anmeldeseite der Postbox (ihk-postbox.foxdox.de) öffnen und mit den neuen Zugangsdaten anmelden. Nicht die Einmalzugangsdaten aus unserem Brief verwenden!
2. Es öffnet sich die Seite „Vorbereitetes Konto übernehmen“. Hier kann die falsche E-Mailadresse korrigiert werden. Ggf. muss das Passwort nochmals eingegeben weden. Anschließend unten rechts auf „Registrieren“ klicken. Danach wird die E-Mail mit dem Aktivierungslink an die korrigierte E-Mailadresse versendet und das Postboxkonto kann ganz normal aktiviert werden.
Nein, eine Übermittlung des Beitragsbescheids per E-Mail ist leider nicht möglich.
Gemäß § 15 Abs. 1 der Beitragsordnung der IHK Ostwestfalen zu Bielefeld erfolgt die Beitragsveranlagung durch schriftlichen Bescheid. Dieser ist dem IHK-Mitglied in einem verschlossenen Umschlag zu übersenden. Mit ausdrücklicher Zustimmung des Mitgliedsunternehmens kann der Beitragsbescheid auch digital auf einem sicheren Übertragungsweg übersandt werden.
Die einfache E-Mail ist dafür kein geeignetes Instrument. Beitragsbescheide beinhalten Steuerdaten, die dem Steuergeheimnis unterliegen. Für deren elektronischen Versand sind die rechtlichen Hürden weitaus höher. Eine elektronische Kommunikation ist grundsätzlich nur zulässig, sofern eine sichere Verschlüsselung der Daten möglich ist. Bei einer Kommunikation per E-Mail ist dies regelmäßig nicht der Fall.
Die IHK Postbox hingegen ist ein sicherer Übertragungsweg, der die oben genannten Anforderungen erfüllt.
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