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33602 Bielefeld
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Mo. - Do..: 08 - 17 Uhr | Fr.: 08 - 15 Uhr
Zweigstelle Paderborn + Höxter
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33104 Paderborn
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Mo. - Do.: 08 - 17 Uhr | Fr.: 08 - 15 Uhr
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Digitale Zustellung von Beitragsbescheiden
Die IHK Ostwestfalen zu Bielefeld kann ihren Mitgliedern ab sofort die digitale Zustellung ihrer Beitragsbescheide anbieten.
Der Weg dorthin ist einfach! Da ein Versand als E-Mail-Anhang aus rechtlichen Gründen nicht möglich ist, haben wir unseren Mitgliedern ein kostenloses digitales Postfach eingerichtet, die "IHK Postbox".
Für die Nutzung benötigen wir nur eine Einwilligungserklärung. Außerdem müssen die Mitglieder einmalig ein Konto aktivieren.
Die entsprechenden Zugangsdaten werden ab Januar 2021 automatisch an unsere Mitgliedsunternehmen versandt.
So wird das Konto aktiviert:
- Unter Downloads finden Sie die Einwilligungserklärung. Diese füllen Sie bitte aus und senden sie anschließend unterschrieben an uns zurück.
- Ihr Konto aktivieren Sie mit den bereits zugesandten Zugangsdaten. Sofern Ihnen diese nicht mehr vorliegen, können Sie sie über beitrag(at)ostwestfalen.ihk.de erneut anfordern.
- Die Eingabemaske für die Zugangsdaten erreichen Sie durch einen Klick auf den Button unter "Registrierung & Login".
- Nach erfolgreicher Aktivierung erhalten Sie den IHK-Beitragsbescheid in digitaler Form. Über jede neue Zustellung werden Sie per Pushbenachrichtigung und/oder per E-Mail informiert.
Mit der „IHK Postbox“ erhalten unsere Mitglieder ein persönliches Archiv für ihre Dokumente, welches sie für eine Vielzahl von Funktionalitäten nutzen können.
Die Vorteile:
- Digitale und sichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente nach deutschem Datenschutzrecht
- Vereinfachte Prozesse, kein Scannen notwendig, direktes Weiterleiten, leichte Bearbeitung, schneller Zugriff
- Umweltschonend und ökonomisch - papierlose Belegablage
- Automatische Synchronisation Ihrer Dokumente zwischen Windows-PC/Server und IHK Postbox zur Weitergabe an Rechnungseingangssysteme und Dokumentenmanagementsysteme per Tool "IHK Postbox-sync"
- Auch unterwegs per App einfach mobil und digital
- Dokumente mehrerer Firmen können über ein Konto zugestellt werden
Automatische Synchronisation der Dokumente per „IHK Postbox-sync“
Mit diesem kostenlosen Tool werden die eingehenden Dokumente automatisch in den ausgewählten Ordner auf dem Windows-PC oder Server heruntergeladen. Von dort aus können die Dokumente an Rechnungseingangssysteme oder Dokumentenmangementsysteme weitergegeben werden und verarbeitet werden. Die Anwendung finden Sie als Download HIER (Name: IHK Postbox setup.exe).
Unterwegs per App
Unterwegs ist der Zugriff auf die "IHK Postbox" jederzeit per App möglich. Dazu einfach die "IHK Postbox"-App aus dem Google Play-Store oder dem Apple-Store installieren.
FAQs
Bitte auf nachstehenden Link klicken!
Systemseitig ist für jede Firma ein eigenes Konto/eine eigene IHK Postbox vorgesehen und angelegt.
Wenn Sie Beitragsbescheide von mehreren Firmen über ein Konto erhalten möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
- Das Konto EINER Firma normal übernehmen und aktivieren
- Melden Sie sich in dem übernommenen und aktivierten Konto an.
- Klicken Sie auf das Zahnrad oben rechts und wählen Sie dann Provider aus.
- Klicken Sie auf Dienst jetzt abonnieren oder Direkt abonnieren.
- Geben Sie den Direktschlüssel (s. Anschreiben) der Firma, die Sie diesem Konto hinzufügen möchten, in das Feld Dienstschlüssel / Abo-Code ein und klicken dann auf Weiter. Die weiteren Fenster auch alle mit Weiter bestätigen.
- Für weitere Firmen wieder auf Dienst jetzt abonnieren klicken (siehe Schritt 4)
- Unter Meine Provider > IHK Ostwestfalen werden alle aktivierten Abos angezeigt.
Wir benötigen allerdings von jeder Firma die ausgefüllte Einwilligungserklärung zurück. Die Einwilligungserklärungen können gern per E-Mail oder Fax an uns zurückgesendet werden.
Den Beitragsbescheid finden Sie unter Dokumente > Meine Provider > IHK Ostwestfalen zu Bielefeld > Beitragsbescheide.
Der Ordner "Meine Provider" (+ Unterordner) wird allerdings erst dann angezeigt, wenn erstmalig ein Beitragsbescheid zugestellt wurde.
Die Bearbeitung von Ordnern erfolgt über das Menü Ordner bearbeiten.
Beispiel
Umbenennung eines Ordners:
- Klicken Sie im Menü Ordner bearbeiten auf Bearbeiten.
- Vergeben Sie einen neuen Namen für den Ordner.
- Sie können die Standarddokumentart für diesen Ordner ändern.
- Optional können Sie diesen Ordner zu Ihren Favoriten hinzufügen.
- Klicken Sie auf Speichern um die Einstellungen zu speichern.
Ordner können nur gelöscht werden, wenn sie keine Unterordner oder Dokumente enthalten.
Der Hauptordner Dokumente kann nicht gelöscht werden.
1. Die Anmeldeseite der Postbox (ihk-postbox.foxdox.de) öffnen und mit den neuen Zugangsdaten anmelden. Nicht die Einmalzugangsdaten aus unserem Brief verwenden!
2. Es öffnet sich die Seite „Vorbereitetes Konto übernehmen“. Hier kann die falsche E-Mailadresse korrigiert werden. Ggf. muss das Passwort nochmals eingegeben weden. Anschließend unten rechts auf „Registrieren“ klicken. Danach wird die E-Mail mit dem Aktivierungslink an die korrigierte E-Mailadresse versendet und das Postboxkonto kann ganz normal aktiviert werden.
Nein, eine Übermittlung des Beitragsbescheids per E-Mail ist leider nicht möglich.
Gemäß § 15 Abs. 1 der Beitragsordnung der IHK Ostwestfalen zu Bielefeld erfolgt die Beitragsveranlagung durch schriftlichen Bescheid. Dieser ist dem IHK-Mitglied in einem verschlossenen Umschlag zu übersenden. Mit ausdrücklicher Zustimmung des Mitgliedsunternehmens kann der Beitragsbescheid auch digital auf einem sicheren Übertragungsweg übersandt werden.
Die einfache E-Mail ist dafür kein geeignetes Instrument. Beitragsbescheide beinhalten Steuerdaten, die dem Steuergeheimnis unterliegen. Für deren elektronischen Versand sind die rechtlichen Hürden weitaus höher. Eine elektronische Kommunikation ist grundsätzlich nur zulässig, sofern eine sichere Verschlüsselung der Daten möglich ist. Bei einer Kommunikation per E-Mail ist dies regelmäßig nicht der Fall.
Die IHK Postbox hingegen ist ein sicherer Übertragungsweg, der die oben genannten Anforderungen erfüllt.
